Automatikus számlázás? Lehetséges!

Egy vállalkozó számára az a mondás, miszerint az idő pénz, bizony nem csak egy elcsépelt frázis, hanem kőkemény valóság. Talán nem is gondolnánk, de az egyik legidőrablóbb teendő, a számlák kiállítása, amely nagyobb forgalom esetén egy hónapban akár napokat is igénybe vehet. Szerencsére mára az online számlázó programok leveszik ezt a terhet a vállunkról és jelentős időt spórolnak meg, amelyet üzletünk építésére fordíthatunk. Sőt, akár teljesen automatikussá is tehető a számlázás. Mutatjuk, hogyan!

Online számlázás – spórolj időt!

A számlázás során eltérő igényei lehetnek egy katás egyéni vállalkozónak, aki havonta akár csak néhány számlát állít ki, vagy annak a cégnek, amely egy nagyforgalmú webáruházat üzemeltet. Egy azonban közös bennük, hogy a számlázás adminisztrációval jár és ez megspórolható.

Jöjjenek most azok a sztárfunkciók, amelyek megkönnyítik a vállalkozások életét.

Automatikus számlajelentés

Az online adatszolgáltatási kötelezettség bővítésével, 2020. január 4-től már majdnem minden kiállított számla adatát jelenteni kell a NAV-nak, ami gyakorlatilag megduplázza az eddigi adminisztrációt. Legalábbis kézi számlázás esetén. Ekkor ugyanis a manuálisan megírt számlák információit egyesével kell felvinni az Online számla rendszerébe, ráadásul szűk határidőn belül: ötszázezer forint áfatartalom alatti számláknál 4, efelett 1 nap áll rendelkezésre.

Online számlázó programmal azonban ez a művelet teljesen automatikussá tehető. Mit kell tenni hozzá? Regisztrálni egy adatszolgáltatásra alkalmas számlázó programba, valamint az adóhatóság Online Számla platformjára és összekötni a két rendszert. Ehhez mindössze egy technikai felhasználó, valamint egy XML aláíró- és cserekulcs generálására van szükség a NAV felületén, amit a számlázó program felhasználói fiókjában kell megadni. Ezzel létre is jön a kapcsolat a két rendszer között és a kiállított számlák adatai automatikusan beküldésre kerülnek.

Rendszeresen ugyanannak a partnernek készülnek a számlák? Probléma letudva!

A fejlett online számázók már tartalmazzák a számlaismétlés funkciót. A Billingóban például megadható, hogy a rendszer megadott időben, például minden hónap 30-án, reggel 8 órakor készítsen egy másolatot a partnernek korábban kiállított eredeti számláról, generálja azt le az aktuális paraméterekkel. Sőt, beállítható, hogy küldje is ki a vevőnek e-mailben. És természetesen az online adatszolgáltatás automatikusan történik.

A számlaismétlődés nagyon hasznos, ha rendszeresen:

  • ugyanannak a partnernek, ugyanolyan számlát kell készíteni,
  • ugyanannak a vevőnek, minimálisan eltérő tartalmú számlát állítunk ki,
  • ugyanolyan adattartalmú számlák készülnek, csak különböző vevőknek,
  • hasonló tartalmú számlákat kell kiállítani, különböző vevőknek.

Számlaismétlés esetén nem csak azt lehet meghatározni, hogy éles számlák generálódjanak, hanem díjbekérő is kiállítható, valamint piszkozatok is készíthetők, melyeket kisebb módosításokkal véglegesíthetünk. Ez is óriási időspórolás!

Így könnyíthető meg a könyvelő munkája

Kétségkívül rengeteg értékes órát vesz el egy vállalkozás életéből a könyvelés előkészítése. Kinyomtatni a számlákat, szkennelni, elküldeni, e-maileket váltani, telefonon egyeztetni stb. Az online számlázók ezt már sokkal egyszerűbbé teszik, hiszen mindössze egy meghívó küldésével hozzáférés biztosítható a könyvelő számára, aki így minden szükséges információhoz hozzájut számlázó fiókunkból.

Kiadások szinkronizálása

A NAV Online adatszolgáltatási kötelezettség kibővítése során megnyílt annak lehetősége is, hogy a vállalkozásunkhoz tartozó számlaadatok visszaszinkronizálhatók a számlázó programba. Tehát már nem csak a bevételek, hanem a kiadások is megjeleníthetők. Ezzel a funkcióval ráadásul az is könnyen előfordulhat, hogy még azelőtt látunk egy számunkra kiállított számlát, mielőtt azt a partnerünk elküldte volna.

Majazz

E-mail : bilanzdual@yandex.com